Čo je vlastne cestovný príkaz
Cestovný príkaz je dokument, ktorý slúži na povolenie a záznam pracovnej cesty zamestnanca. Je to doklad o vykonanej pracovnej ceste. Ide o administratívny nástroj. Poskytuje všetky údaje o pracovnej ceste. Tieto údaje zahŕňajú miesto, trvanie, účel a náklady. Umožňuje jednoducho a efektívne sledovať výdavky na pracovné cesty. Zabezpečuje ich správne zúčtovanie a vyúčtovanie v súlade s legislatívou.
V zákone č. 283/2002 Z. z. § 2 sa píše, že pracovná cesta je čas od odchodu pracovníka na cestu za účelom vykonania práce na inom mieste, ako je jeho bežné pracovisko. Do pracovnej cesty sa zahŕňa aj čas výkonu práce v tomto mieste až do návratu do miesta začiatku pracovnej cesty.
Ako vypísať cestovný príkaz
Cestovný príkaz sa vypisuje vždy pri vyslaní pracovníka na pracovnú cestu. Vypisuje sa pred jej začiatkom. Pracovník musí s vyslaním na pracovnú cestu súhlasiť. Svoj súhlas vyjadruje podpisom cestovného príkazu. Ak má pracovník v zmluve dohodnuté vyslanie na pracovnú cestu, tak sa súhlas s vyslaním na pracovnú cestu nevyžaduje.
Môžete ho vyplniť na bežnom papierovom tlačive slúžiacom na tento účel. Dostanete ich bežne kúpiť v obchodnej sieti. Existuje niekoľko druhov šablón, ktoré sa navzájom mierne líšia. Niektoré firmy si vytvárajú vlastné vzory formulára cestovného príkazu. Najefektívnejším a najmenej pracným spôsobom je použitie rôznych počítačových softvérov. Nám sa osvedčil cestovný príkaz v programe Speedy, ktorý je do určitého množstva záznamov bezplatný.
Čo má cestovný príkaz obsahovať
- Svoje osobné údaje (meno, adresa, atď...).
- Začiatok cesty (dátum a presný čas).
- Miesto vykonávania pracovnej cesty (cieľ), vrátane prestupov.
- Miesto a čas skončenia pracovnej cesty.
- Dôvod cesty.
- Dopravné prostriedky použité na pracovnú cestu.
- Súhlas zamestnanca, čiže jeho vlastnoručný podpis.
- Poskytnuté zálohy na pracovnú cestu – výška zálohy a dátum poskytnutia zálohy.
Takto vyplnený cestovný príkaz schváli nadriadený svojím podpisom.
Po návrate z pracovnej cesty
vyplní pracovník časť vyúčtovania cestovného príkazu. Môže tak spraviť sám alebo v spolupráci s účtovníkom. Následne k vyplnenému príkazu priloží pracovník doklady o výdajoch spojené s vykonanou pracovnou cestou. Napríklad cestovné lístky, faktúru za ubytovanie alebo doklad o zaplatenom školení. Ak pracovník cestoval vlastným vozidlom, vypočíta cenu spotrebovaného paliva podľa technického preukazu. Pri použití služobného vozidla je potrebné spraviť aj záznam do knihy jázd. Pokiaľ pracovník neodovzdá spomenuté doklady, nevznikne mu nárok na náhradu za vynaložené finančné prostriedky. Jedine stravné je položka, ktorú nemusí dokladovať. Stravné sa počíta podľa času stráveného na pracovnej ceste a podľa toho, či išlo o tuzemskú alebo zahraničnú pracovnú cestu.Čas trvania pracovnej cesty je pre výpočet stravného rozdelený na 3 časové pásma:
- 5 až 12 hodín (vrátane presného času 12. hodiny).
- Nad 12 hodín až 18 hodín (vrátane presného času 18. hodiny).
- Nad 18 hodín.
Výšky náhrad v týchto časových pásmach sa priebežne menia. Pre rôzne dátumové obdobia platia rôzne sadzby. Pričom ak je pre isté dátumové obdobie stanovená určitá výška stravného, tak zostáva natrvalo platná. Jej zmena môže nastať až v nasledujúcom dátumovom období. Výšku stravného a určovanie dátumu platnosti stanovuje ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR.
Výška stravného pri zahraničnej pracovnej ceste je stanovená pre každú krajinu samostatne. Stravné pre jednotlivé krajiny sa môžu navzájom líšiť a sú stanovené v rôznych menách. Väčšinou ide o menu používanú v tej ktorej krajine. Keďže výška tuzemského a zahraničného stravného sa v čase mení, je potrebné sledovať aktuálnu výšku stravného v čase konania pracovnej cesty. Toto sledovanie aktuálnych sadzieb odpadá pri použití vyššie spomenutého softvéru od firmy Kamar software. Tento softvér si sám sleduje aktuálnosť sadzieb a automaticky ich aktualizuje.
Prečo je cestovný príkaz dôležitý
- Presné sledovanie pracovných ciest. Cestovný príkaz obsahuje všetky kľúčové informácie o pracovnej ceste – miesto, trvanie, účel, typ dopravy a ďalšie dôležité detaily. Týmto spôsobom majú zamestnávateľ a zamestnanec prehľad o oficiálnych pracovných cestách. To pomáha eliminovať nejasnosti.
- Efektívne riešenie nákladov. Umožňuje zamestnancom nárokovať si náhradu za výdavky z pracovnej cesty, ako sú stravné, ubytovanie a doprava. Zamestnanec tak môže bez obáv cestovať na pracovné účely s vedomím, že tieto výdavky budú riadne refundované.
- Daňové výhody a preukázateľnosť výdavkov. Správne vedená evidencia vozidiel je dôležitým podkladom pre daňové účely. Umožňuje preukázať oprávnenosť výdavkov spojených s prevádzkou vozidiel. Pri kontrolách od daňového úradu je kniha jázd neoceniteľným zdrojom dát, ktorý môže zabrániť zbytočným sporom a ušetriť firme náklady.
- Dodržiavanie legislatívy. V mnohých krajinách je vedenie cestovných príkazov zákonnou povinnosťou pre firmy. Správne vyplnený cesťák je dôležitým dokladom pre prípadné kontroly daňových a iných úradov. Obsahuje podrobné záznamy, ktoré podporujú transparentnosť a súlad s platnou legislatívou.
Často kladené otázky
Sú výstupy z elektronickej verzie akceptované firmami a daňovým úradom?
Áno. Program je spracovaný podľa platnej legislatívy. Žiadny užívateľ nemal problém s tlačovými výstupmi programu pri daňovej kontrole alebo pri schvaľovaní u svojho zamestnávateľa.
Zvládneme ovládanie elektronickej verzie?
Nemusíte mať obavu. Práca s modulom Cestovné príkazy je veľmi jednoduchá a intuitívna. Rýchlo ho zvládnu aj menej skúsení užívatelia a začiatočníci, navyše k programu je aj podrobná užívateľská príručka. Je možné poskytnúť aj individuálne zaškolenie programu.